Use Case – Die Datei ist digital Der Prozess nicht
Worum geht's?
Im Impuls „Die Datei ist digital. Der Prozess nicht.“ zeigt Artur Kasiubowski von CODIGEN AKL GmbH, wie ein digitaler Sachbearbeiter die Arbeit nach dem Eingang eines Dokuments automatisieren kann. Denn ein Scan oder eine PDF-Datei macht einen Geschäftsprozess noch nicht digital. In vielen Unternehmen öffnen Beschäftigte eingehende Dokumente weiterhin einzeln, lesen Angaben aus, suchen den passenden Vorgang und legen die Informationen für die weitere Bearbeitung ab. Der digitale Sachbearbeiter setzt genau an dieser Stelle an. Er erkennt den Dokumenttyp, liest relevante Inhalte aus, ordnet das Dokument dem richtigen Kunden oder Vorgang zu und stellt die Daten für den nächsten Arbeitsschritt bereit.
Was bringt es?
Der digitale Sachbearbeiter übernimmt wiederkehrende Routinen rund um eingehende Dokumente. Das spart manuelle Arbeit beim Öffnen, Prüfen, Erfassen und Sortieren. Gleichzeitig sinkt der Aufwand, Informationen in Projektakten oder Fachsysteme zu übertragen. Die Präsentation fasst das Prinzip klar zusammen: Menschen sollen dort eingesetzt werden, wo Entscheidungen, Erfahrung und Verantwortung gefragt sind. Software übernimmt die wiederkehrenden Schritte. Der Nutzen entsteht deshalb nicht allein durch das Auslesen eines Dokuments, sondern durch die anschließende Verarbeitung. Erkannte Informationen müssen strukturiert, einem Vorgang zugeordnet und in einer Form bereitgestellt werden, die Beschäftigte oder bestehende Systeme direkt weiterverwenden können.
Was haben wir gelernt?
Ein einzelner Brief wirkt einfach. Im Unternehmensalltag treffen jedoch viele Dokumentarten über unterschiedliche Kanäle ein. Das Praxisbeispiel eines Lebensmittelunternehmens zeigt den Ablauf anhand von Dokumenten für Lieferung und Warenbewegung. Dazu gehören Lieferscheine, Frachtbriefe beziehungsweise CMR-Dokumente, Abliefernachweise oder Proofs of Delivery sowie weitere Begleitdokumente. Die Dateien kommen per E-Mail oder Upload an und können beispielsweise als PNG vorliegen. Der digitale Sachbearbeiter erkennt und liest die Dokumente aus, ordnet sie zu und strukturiert die enthaltenen Angaben. Anschließend exportiert er die Ergebnisse oder stellt sie für die weitere Nutzung bereit.
Entscheidend ist somit nicht nur die Frage, was Künstliche Intelligenz lesen kann. Unternehmen sollten prüfen, welche Handarbeit nach dem Eingang eines Dokuments beginnt. Genau dort liegt das Automatisierungspotenzial. Der digitale Sachbearbeiter kann als eigenständige Lösung eingesetzt oder über projektspezifische Schnittstellen an vorhandene Systeme angebunden werden.
Wo kann man es einsetzen?
Die Lösung ist nicht auf eine Branche beschränkt. Im virtuellen Büro kann der digitale Sachbearbeiter Dokumente einem Kunden oder Vorgang zuordnen und für die weitere Bearbeitung bereitstellen. In Handwerk und Bau kann er Verträge, Leistungsverzeichnisse, Abnahmeprotokolle, Pläne und Projektdokumentationen einer Projektakte zuweisen. In der Wohnungswirtschaft kommen unter anderem Mietverträge, Übergabeprotokolle, Betriebskostenunterlagen, Rechnungen und Schriftverkehr infrage. Weitere in der Präsentation genannte Dokumentarten sind Formulare, Protokolle, Lieferscheine, Anfragen und Bescheide.
Für den Einstieg braucht es einen wiederkehrenden Dokumentenprozess und klare Regeln dafür, welche Angaben gelesen und welchem Vorgang sie zugeordnet werden sollen. Ebenso muss feststehen, wie die strukturierten Daten anschließend genutzt werden. Soll der digitale Sachbearbeiter Informationen an ein bestehendes Fachsystem übergeben, sind geeignete projektspezifische Schnittstellen erforderlich. Die Auswahl eines Anwendungsfalls sollte daher beim tatsächlichen Ablauf beginnen und nicht bei einer allgemeinen KI-Funktion.
Der nächste Schritt
Unternehmen können zunächst einen Prozess auswählen, in dem regelmäßig ähnliche Dokumente eingehen und heute noch manuell geöffnet, gelesen, zugeordnet oder übertragen werden. Anschließend sollten sie den Weg vom Eingang bis zur Weiterverwendung dokumentieren und festlegen, welche Arbeitsschritte der digitale Sachbearbeiter übernehmen soll. Ein geeignetes Pilotprojekt prüft an realen Dokumenten, ob Erkennung, Zuordnung und Bereitstellung zuverlässig funktionieren und die nachgelagerten Abläufe tatsächlich entlasten. Der Maßstab ist der praktische Effekt: KI soll im Prozess wirken und nicht nur in einer Demonstration beeindrucken.
Take-away
Digitalisierte Dokumente bedeuten noch keinen digitalen Prozess. Der eigentliche Mehrwert entsteht erst, wenn eingehende Dokumente automatisch erkannt, ausgelesen, dem richtigen Vorgang zugeordnet und für die weitere Bearbeitung bereitgestellt werden.
Das größte Automatisierungspotenzial liegt in den wiederkehrenden Arbeitsschritten nach dem Dokumenteneingang. Software kann Routinen wie Öffnen, Prüfen, Erfassen, Sortieren und Übertragen übernehmen – während Menschen sich auf Entscheidungen, Erfahrung und Verantwortung konzentrieren.
Erfolgreiche KI-Projekte starten beim konkreten Prozess, nicht bei der Technologie. Entscheidend sind ein klar abgegrenzter, wiederkehrender Dokumentenprozess, eindeutige Regeln und eine definierte Weiterverwendung der Daten. Ein Pilot sollte zeigen, ob die Automatisierung im realen Arbeitsablauf tatsächlich entlastet.