Word Café – Besser mit KI oder besser anders
Worum geht's?
Der Word Café Tisch „Besser mit KI oder besser anders“, moderiert von Prof. Dr. Volker Wittpahl von der Klaipeda University stellt eine einfache, aber entscheidende Frage: Ist Künstliche Intelligenz für den konkreten Bedarf wirklich die beste Lösung? Eine Organisation kann noch ganz am Anfang stehen oder bereits erste Anwendungen testen. In beiden Fällen sollte sie KI nicht automatisch als Ziel setzen. Zuerst ist zu prüfen, ob sich das Problem durch einen klareren Prozess, Digitalisierung, klassische Automatisierung, Kollaborationswerkzeuge oder eine organisatorische Änderung einfacher lösen lässt. Diese Entscheidungsfrage wird um Sicherheit, Arbeitsgestaltung, messbaren Geschäftsnutzen und Regeln für den verantwortlichen Einsatz ergänzt.
Was bringt es?
Eine bewusste Auswahl verhindert teure Pilotprojekte ohne Wirkung. Es wird verwiesen auf Untersuchungen, nach denen viele Unternehmen generative KI testen, aber nur ein kleiner Teil den Produktiveinsatz und messbare Ergebnisse erreicht. Selbst ein Produktivitätszuwachs führt nicht automatisch zu einem besseren Geschäftsergebnis, wenn die gewonnene Zeit beispielsweise durch zusätzliche Meetings belegt wird. Richtig eingesetzt kann KI große Datenmengen verarbeiten, Routineaufgaben entlasten, Gefährdungen erkennen, Lernprozesse unterstützen und Menschen mit Einschränkungen besser einbinden. Gleichzeitig können Informationsüberflutung, ständiger Kontrollaufwand, Unsicherheit und Arbeitsverdichtung entstehen. Nutzen muss deshalb sowohl wirtschaftlich als auch aus Sicht der Beschäftigten bewertet werden.
Was haben wir gelernt?
Die Aufgabe bestimmt das Werkzeug. Für fest definierte, wiederkehrende Abläufe kann klassische Automatisierung geeigneter sein. Fachsoftware passt zu klaren fachlichen Aufgaben, Kollaborationswerkzeuge unterstützen offene Zusammenarbeit und generative KI eignet sich vor allem für flexible, sprachliche Aufgaben. Auch das Betriebsmodell gehört zur Entscheidung. Öffentliche KI-Dienste ermöglichen schnelle Tests mit leistungsfähigen Modellen, können aber für vertrauliche Daten ungeeignet sein. Selbst gehostete Systeme bieten eine kontrollierte Testumgebung und halten Daten im Unternehmen, erfordern jedoch mehr Anfangsaufwand und arbeiten möglicherweise mit kleineren Modellen. Ethik und Unternehmenswerte gelten dabei auch für technische Systeme. Die Organisation muss festlegen, welche Entscheidungen eine Maschine vorbereiten oder ausführen darf und wo menschliche Verantwortung beginnt.
Wo kann man es einsetzen?
Geeignete Einsatzfelder sind Wissensarbeit, Datenanalyse, Kommunikation, Weiterbildung, Arbeitsschutz sowie die Automatisierung belastender oder repetitiver Tätigkeiten. Vor jedem Einsatz sollten Aufgabe, Wiederholungsgrad, fachliche Regeln, Datenarten und Risiko geprüft werden. Vertrauliche Unternehmens- und Kundendaten benötigen kontrollierte Zugänge und ein passendes Betriebsmodell.
Was braucht es dafür?
Ebenso wichtig sind klare Zuständigkeiten, Freigaben und eine Bewertung der Auswirkungen auf Arbeitsbelastung, Qualifikation und Handlungsspielräume. Ein pauschales Verbot reicht nicht aus. Wenn Unternehmen keine geprüften Werkzeuge bereitstellen, können Beschäftigte private Zugänge verwenden und Schatten-KI erzeugen. Dieser Ansatz wird als „Governance vor Verbot“ zusammengefasst: Regeln, geeignete Angebote und Kontrolle schaffen einen sichereren Rahmen.
Der nächste Schritt
Der erste Schritt ist eine kurze Problembeschreibung: Was soll verbessert werden, wer ist betroffen und woran wird Erfolg gemessen? Danach werden einfachere Alternativen geprüft und das passende Werkzeug ausgewählt. Für einen möglichen KI-Einsatz legt die Organisation Datenklassen, erlaubte Systeme, Entscheidungsgrenzen, Freigaben und Verantwortlichkeiten fest. Ein kleiner Pilot sollte neben Zeit- und Qualitätsgewinn auch den Einfluss auf das Geschäftsergebnis und die Beschäftigten messen. Erst wenn Nutzen, Risiken und organisatorische Folgen transparent sind, folgt die Entscheidung über Einführung und Skalierung. Das Ergebnis des Workshops lautet damit: KI-Einsatz braucht eine bewusste Entscheidung anhand von Problem, Nutzen, Alternativen, Werten und Verantwortung.