Use Case – Wie KI individuelle Software für KMU bezahlbar macht
Worum geht's?
KI-gestützte Softwareentwicklung kann den Aufwand für maßgeschneiderte Lösungen deutlich senken. Am Beispiel eines Trägers der ambulanten Jugendhilfe wird gezeigt, wie Individualsoftware an reale Arbeitsprozesse angepasst werden kann, statt die Prozesse an eine Standardsoftware anzupassen.
Was bringt es?
Für KMU können individuelle Lösungen wirtschaftlich interessant werden, wenn Standardsoftware zentrale Abläufe nur unzureichend unterstützt. Im gezeigten Praxisfall wurde insbesondere die Dokumentation vereinfacht und die gewonnene Zeit wieder für die eigentliche Facharbeit nutzbar gemacht.
Was haben wir gelernt?
- Standard- oder Individualsoftware sollte nach dem Prozessnutzen entschieden werden: Wenn Standardsoftware den Ablauf weitgehend passend abbildet, ist sie häufig die bessere Wahl; bei wettbewerbsrelevanten oder stark belasteten Kernprozessen kann Individualentwicklung sinnvoll sein.
- Der größte Nutzen entsteht nicht durch einen einzelnen KI-Schritt, sondern durch die Betrachtung der gesamten Prozesskette. Dokumentation, Zeitangaben, Abrechnung und Auswertungen können aufeinander aufbauen, wenn Informationen strukturiert erfasst werden.
- Die späteren Nutzer müssen früh beteiligt werden. Fachwissen über den Arbeitsprozess und technische Entwicklung gehören zusammen, damit die Lösung tatsächlich zum Alltag passt.
Wo kann man es einsetzen?
Geeignet sind wiederkehrende, dokumentationsintensive Prozesse mit Medienbrüchen, Excel-Workarounds oder viel manueller Nacharbeit. Beispiele sind Leistungsnachweise, Berichte, Abrechnungsvorbereitung, Controlling oder andere Abläufe, bei denen Informationen heute mehrfach erfasst und weiterverarbeitet werden.
Was braucht es dafür?
Einen klar beschriebenen Prozess, messbare Ausgangswerte, die Beteiligung der Beschäftigten und eine belastbare Entscheidung zwischen Standardsoftware, Anpassung und Individualentwicklung. Zusätzlich müssen Betrieb, Schnittstellen, Datenqualität und die langfristige Weiterentwicklung der Lösung geklärt sein.
Der nächste Schritt
Einen zentralen, häufig ausgeführten Prozess auswählen, bei dem unpassende Software regelmäßig Zeit oder Qualität kostet. Den heutigen Aufwand messen und anschließend prüfen, ob eine bestehende Lösung ausreicht oder ein kleiner individueller Prototyp wirtschaftlich sinnvoll ist.
Take-away
KI macht individuelle Software für KMU erstmals wirtschaftlich sinnvoll:
Durch KI-gestützte Entwicklung sinken Aufwand und Kosten, sodass maßgeschneiderte Lösungen eine echte Alternative zu Standardsoftware werden – besonders dann, wenn zentrale Prozesse nicht gut abgebildet sind.
Der größte Hebel liegt in der gesamten Prozesskette – nicht in Einzelschritten:
Der Nutzen entsteht, wenn Dokumentation, Abrechnung und Auswertung systematisch zusammen gedacht werden. KI entfaltet ihren Wert vor allem dort, wo Informationen strukturiert erfasst und mehrfach genutzt werden.
Erfolgreiche Lösungen entstehen nur mit Einbindung der Nutzer:
Fachliche Expertise und technische Entwicklung müssen zusammenkommen. Die frühe Beteiligung der Mitarbeitenden stellt sicher, dass die Software wirklich im Alltag funktioniert und akzeptiert wird.